FRANCISCO
JAVIER GUTIÉRREZ MEJÍA
Programa Educativo: Gestión y Administración de Pyme
Nivel: Licenciatura
Materia: Fundamentos de Administración
Docente:
MARÍA TERESA ROJAS BENITEZ
La administración de
operaciones
es la actividad mediante la cual los recursos, fluyendo dentro de un sistema
definido, son combinados y transformados en una forma controlada para
agregarles valor en concordancia con los objetivos de la organización.
Básicamente tiene que ver con la producción de bienes y Servicios.
Otras
definiciones:
Es
el estudio de la toma de decisiones en la función de operaciones y los sistemas
de transformación que se utilizan (sistemas de producción de bienes y servicios).
Es
el proceso de obtención y utilización de recursos para generar bienes y
servicios útiles, satisfaciendo asimismo los objetivos de la organización
generadora.
Es
la Administración de los sistemas de transformación que convierten insumos en bienes
y servicios.
Entre
las responsabilidades de la Administración de Operaciones figura conseguir
todos los insumos necesarios y trazar un plan de producción que utilice
efectivamente los materiales, la capacidad y los conocimientos disponibles en
las instalaciones de la empresa productora. Dada una demanda en el sistema, el
trabajo es programado y controlado para producir los bienes y servicios
requeridos. Mientras tanto se debe ejercer control sobre los inventarios, la
calidad y los costos. Por tanto, las instalaciones deben mantenerse a sí mismas.
Los
objetivos:
Maximización
de utilidades.
Proveer
el mejor servicio posible
La
subsistencia.
La
definición de Administración de operaciones contiene los conceptos clave de:
Recursos.
Sistemas.
Transformación
y actividades de valor agregado
Los
recursos son las personas, los materiales y el capital
Los
recursos humanos (tanto físicos e intelectuales) son con frecuencia los activos
clave.
Los
materiales incluyen planta, equipo, inventarios y algunos bienes tales como
energía.
El
capital, en la forma de acciones deudas, impuestos y contribuciones, es una
fuente de valores que regula el flujo de los otros recursos.
Los
sistemas son arreglos de componentes diseñados para lograr los objetivos
fijados en los planes.
Nuestro
medio social y económico contiene muchos niveles de sistemas y subsistemas, los
cuales a su vez componentes de sistemas mayores.
Tenemos
un sistema económico de libre empresa. Las empresas, que son los elementos componentes de ese sistema,
contienen funciones de Administración de personal, ingeniería, finanzas,
operaciones y mercadotecnia, y todas ellas son subsistemas de las empresas.
Un Sistema es un
conjunto de personas, objetos y procedimientos, con un propósito, para operar
dentro de un ambiente dirigidos a una meta. Administrar y mantener funcionando
un sistema de producción de manera eficiente y efectiva es la principal
responsabilidad de la función de operaciones.
En la mayoría de las
organizaciones manufactureras o de servicios, la función de operaciones se
caracteriza por responsabilizarse de aproximadamente un 80 % de los activos
físicos del a empresa, como edificios, equipo, partes de repuesto, suministros,
materias primas, trabajo en proceso y artículos terminados. El área de
operaciones generalmente también es responsable del 60 al 80 % de todos los
recursos humanos.
La toma de decisiones
acerca de cómo planear, organizar, dirigir y controlar las actividades de una
empresa es una de las responsabilidades de un administrador de operaciones. Los
problemas rutinarios pueden ser mejor manejados tomando decisiones de juicio.
Los problemas complejos, que implican muchas variables interdependientes y un
notable flujo de efectivo o cambio de personal generalmente requieren métodos más
complicados. De manera similar, las decisiones adoptadas bajo condiciones de
incertidumbre frecuentemente requieren de un análisis estadístico.
La resolución de problemas se define
como el proceso de identificar una diferencia entre un estado de cosas actual y
uno deseado, y en emprender después una acción para resolver la diferencia.
EJEMPLO
CUANTITATIVO
Un
problema de asignación de recursos
El
gerente del hospital Muchsalud ha observado que algunos de sus servicios tienen
capacidad ociosa. Siguiendo una propuesta realizada por el equipo médico, esta
capacidad ociosa podría aprovecharse para introducir dos tipos nuevos de
cirugía, A y B. Tanto los pacientes de tipo A como los de tipo B tienen que
pasar primero por una sala de pre-cirugía y, una vez pasado por el quirófano
tienen que estar en observación en una sala postoperatoria, que no existe de
momento.
El
equipo médico ha estimado el tiempo medio que necesita cada paciente de tipo A
y de tipo B en cada uno de los servicios pre-quirúrgico (PQ), quirúrgico (QI) y
postoperatorio (PO). La experiencia en un hospital similar muestra que por cada
tres pacientes de tipo A que llegan al hospital como mínimo llega uno de tipo
B. Por otra parte, se ha estimado el coste de cada paciente en los diferentes
servicios. El Cuadro 2.3 muestra los datos del problema, teniendo en cuenta que
la capacidad ociosa es en horas mensuales y el coste por paciente en:
Cuadro 2.3: Estimaciones horarias
de las cirugías A y B
|
|
Horas
Necesarias
de Cirugía
|
Capacidad
Ociosa
|
|
|
A
|
B
|
||
|
Sala
PQ
Sala
QI
Sala
PO
|
1
3
4
|
3
2
2
|
144
162
|
|
Coste
|
13
|
18
|
|
Como
el servicio postoperatorio (PO) aún no existe, el gerente argumenta que para
justificar su creación tiene que utilizarse durante un mínimo de 135 horas al
mes. Por otra parte, el presupuesto mensual asignado a las nuevas cirugías es
de 982 _. El gerente quiere saber cuál será el número máximo de pacientes que
podrán ser operados al mes.
Formulación
matemática del problema:
Primero
definimos las variables del modelo. Sean X1 y X2 el número total
de pacientes por mes que pueden ser tratados con la cirugía A y B
respectivamente. A continuación se presentan las restricciones.
Se
ha establecido que en la sala PQ se disponen de 144 horas. En otras palabras,
la utilización de esta sala no puede sobrepasar las 144 horas. Como cada uno de
los pacientes de tipo A y de tipo B consumen 1 hora y 3 horas en esta sala
respectivamente, el número total de horas mensuales consumidas en PQ para los
dos tipos será igual a X1 + 3X2. Este número tiene que ser inferior
o igual a las 144 horas. La restricción será la siguiente:
X1
+ 3X2
_ 144
El
mismo razonamiento puede ser utilizado para determinar el número límite de
horas en la sala QI. Como el total de horas consumidas será igual a 3X1 +
2X2, y hay un máximo de 162 horas disponibles, la restricción sobre QI
será:
3X1
+ 2X2 _ 162
El
gerente ha determinado que, para viabilizar los nuevos tratamientos, se tiene
que ocupar la nueva sala PO durante un mínimo de 135 horas al mes. Como el
número de horas mensuales que se utilizará en PO es igual a 4X1 + 2X2,
tendremos que:
4X1
+ 2X2
_ 135
La
experiencia en otros hospitales muestra que, por cada 3 pacientes de tipo A,
viene como mínimo un paciente de tipo B. Matemáticamente, esto se expresa como:
X1/3 _ X2 que es
equivalente a:
X1
- 3X2
_ 0
Finalmente,
el gasto mensual realizado en las dos cirugías no puede exceder 982. Como cada paciente
de tipo A y de tipo B cuesta 13 Euros y 18 Euros respectivamente, el gasto
total mensual será de 13X1 + 18X2, cantidad que no puede exceder
982 _, tendremos que:
15
13X1
+ 18X2 _ 982
Ahora
se necesita formular el objetivo. El gerente quiere saber el número máximo de
enfermos de tipo A y de tipo B que se puede atender cada mes. Simplemente,
tendremos que si Z es este número, el objetivo se expresará como:
Max
Z = X1 +
X2
En
resumen, la formulación del problema es la siguiente:
Max
Z = X1 +
X2
S.a.
(1)
X1 + 3X2 _ 144
(2)
3X1 + 2X2 _ 162
(3)
4X1 + 2X2 _135
(4)
X1 - 3X2 _ 0
(5)
13X1 + 18X2 _ 982
X1,
X2 _
0
EJEMPLO
DE TOMA DE DECISIONES
La toma de decisiones es la selección de un curso de
acción entre varias opciones.
Un aspecto fundamental en la toma de decisiones es
la percepción de la situación por parte del individuo o grupo de personas
implicadas.
Determinada circunstancia puede ser percibida por
una persona como un problema y por otra como una situación normal o hasta
favorable.
El administrador pasa la mayor parte de su tiempo
resolviendo problemas y tomando decisiones.
Para ser eficaces en su trabajo deben poseer: conocimientos
técnicos adecuados, experiencia suficiente y saber manejar, por lo menos, algún
método para la toma de decisiones.
CARACTERÍSTICAS
DE LAS DECISIONES GERENCIALES
Los gerentes se enfrentan a problemas constantemente:
Algunos son sencillos; otros a menudo parecen abrumadores, algunos exigen
acción inmediata, mientras que otros a veces requieren meses o años para
resolverse, la mayor parte de las decisiones gerenciales carecen de estructura
y conllevan riesgo, incertidumbre y conflicto.
Decisiones
programadas:
Como el tiempo es valioso y escaso, deben tener
identificadas aquellas situaciones que, por su recurrencia o importancia
relativa, puedan ser tipificadas de manera tal que, al ocurrir, ya se tenga decidido
lo que se debe hacer.
Los reglamentos y las políticas contienen decisiones
programadas que surgen a partir de este tipo de situaciones.
Existen las decisiones programadas por su
recurrencia involucran situaciones repetitivas hasta cierto punto, cotidianas.
Ejemplo: La política de reclutamiento y selección de
personal, que implica de una serie de exámenes psicométricos y técnicos, así
como varias entrevistas.
Las decisiones programadas por su importancia
relativa implican una regla o política que surte efecto hasta el momento en que
la decisión se vuelve más importante.
Ejemplo: La política de emisión de cheques para el
pago de proveedores establece un límite de dinero para emitir cheques de pago
sin requerir de la autorización de un “jefe superior”.
Decisiones
no programadas:
Involucran situaciones, imprevistas o muy
importantes que requieren una solución específica y particular por parte de los
implicados.
Quienes toman decisiones no programadas deben cubrir
algunos requisitos para que ser eficaces: capacidad técnica, dominio de algún
método para tomar decisiones, experiencia, determinación suficiente y fortaleza
de carácter para asumir la responsabilidad y enfrentar las consecuencias.
Las decisiones no programadas derivadas de problemas
imprevistos; se toman cuando el acontecimiento que les da origen no estaba
planeado o no se esperaba que ocurriera.
Las decisiones no programadas por la importancia de
la situación que involucran, se reservan a personal de un nivel superior debido
al impacto de sus consecuencias en la organización.
En la práctica se establece, como regla general,
que:
Los administradores deben generar decisiones programadas
para todas aquellas situaciones cuya naturaleza lo permita.
Limitar las decisiones no programadas sólo a los
casos que verdaderamente lo ameritan.
¿Qué
importancia tiene la incertidumbre en la toma de decisiones?
El grado de variabilidad de la incertidumbre
dependerá de la situación o problema a resolver y del mismo entorno en el que
se presente.
Se puede aseverar que la toma de decisiones implica
siempre ciertos riesgos y, por ende, un grado mayor o menor de incertidumbre
Características
de las decisiones gerenciales
Certeza:
Estado que existe cuando quienes toman decisiones
disponen de información completa y precisa.
Incertidumbre:
Existe cuando quienes toman decisiones no cuentan
con información suficiente para conocer las consecuencias de acciones
distintas.
Riesgo:
Estado que existe cuando la probabilidad de éxito es
inferior a 100 por ciento.
“Quienes toman buenas decisiones prefieren evitar o
manejar los riesgos”.
Conflicto:
Presiones opuestas procedentes de fuentes distintas:
Se toman decisiones de manera individual y
experimentan un conflicto psicológico cuando resultan atractivas diversas
opciones o cuando ninguna lo es.
Se toman decisiones entre personas o grupos y se
crea el conflicto del grupo.
RESPONSABILIDAD SOCIAL DEL ADMINISTRADOR
El panorama moderno
está evolucionando más de prisa que en ningún otro momento de la historia.
Por lo tanto, el
centro de gravedad social tiende a renovarse constantemente y en consecuencia,
la sociedad necesita más que nunca de la administración.
Sintetizando, encontramos
que la función social de la administración es la estabilidad de la misma, en
tanto que es preferible pensar que su misión es facilitar el devenir social.
El papel de la
administración no es de poder, sino de especialización, la corriente administrativa
es como un instrumento de bienestar humano.
Sin embargo, hay un
lugar común en estos pensamientos, y es el de que la administración es un
factor importante de progreso humano y es clave de la sociedad moderna.
ETICA
DEL ADMINISTRADOR
Una de
las bases que empezamos a fundar en nuestro proceso formativo como
administradores de empresas y como profesionales la podemos obtener de una
ética profesional con el fin de desarrollar competencias transversales de
desarrollo humano a partir de una concepción integral del ser humano elemento
de vital importancia de un proyecto de vida responsablemente estructurado buscando siempre el éxito personal que solo lo podemos encontrar con mucho esfuerzo, dedicación, tranquilidad,
trabajo arduo y paciencia.
Para
lograr el éxito tenemos que tener una mentalidad positiva y una creatividad empresarial extraordinaria
con el fin de crear un proyecto de vida, que nos
permita, conocernos mejor a nosotros mismos y centrarnos sobre lo que queremos,
y a donde y como queremos llegar.
